El cierre anual de la nómina electrónica es una obligación clave para las empresas en Colombia. Con el plazo fijado hasta el 16 de enero de 2025, es fundamental garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones. Aquí te explicamos los aspectos esenciales de este proceso, respaldados por la normativa vigente, y cómo un buen software puede facilitar la gestión.
Normatividad y Obligatoriedad
El marco normativo para la nómina electrónica está definido en la Resolución 13 de febrero de 2021 y el Concepto Unificado 0106 del 19 de agosto de 2022 .
Según el artículo 4 de la Resolución 13 , están obligados a transmitir la nómina electrónica:
- Empresas que tengan empleados y realicen pagos sujetos a retención en la fuente.
- Contribuyentes que reportan aportes a seguridad social y otras prestaciones laborales.
Plazos de transmisión mensual : Los documentos de nómina deben reportarse dentro de los primeros 10 días del mes siguiente al pago y liquidación de la seguridad social.
Plazo para el cierre anual : Este documento consolidado debe transmitirse hasta el 16 de enero de 2024 , incluyendo ajustes y correcciones de todo el año fiscal.
Pasos para Realizar el Cierre Anual
- Validación de la Información Mensual
- Revise que los documentos de nómina electrónica enviados durante el año estén correctamente registrados y aceptados por la DIAN.
- Verifica y ajusta errores o discrepancias detectadas en la información reportada previamente.
3. Consolidación del Documento Anual
- Elabora un documento resumen que incluya hechos, deducciones y ajustes acumulados del año.
4. Transmisión a la DIAN
- Utilice un software autorizado para generar y transmitir el documento en formato XML, garantizando la validación oportuna.
Beneficios de un Buen Software para Nómina Electrónica
Un sistema confiable simplifica el cumplimiento de esta obligación. Por ejemplo, herramientas como Facturatech ofrecen:
- Gestión automatizada de devengos y deducciones : Calcula conceptos como sueldos, bonificaciones, horas extras y aportes sociales de forma precisa.
- Optimización del tiempo : Genera documentos en el formato requerido por la DIAN en cuestión de minutos.
- Control y seguridad : Minimiza errores humanos y asegura la transmisión puntual de la información.
Recomendaciones finales
- Planifica con anticipación : No dejes el cierre para última hora; Empieza a consolidar información desde diciembre.
- Mantén la información actualizada : Revisa los datos de tus empleados y la clasificación de los conceptos salariales.
- Asesórate con expertos : Consulta con un contador o un proveedor especializado para garantizar el cumplimiento normativo.
- Invierte en tecnología : Implementa un software de nómina electrónica que facilita el proceso y asegura la calidad del informe.
Con estas recomendaciones, tu empresa estará preparada para cumplir con el cierre anual de nómina electrónica en 2024. Si necesitas apoyo especializado, en TC Consultores estamos listos para ayudarte a optimizar tu gestión contable y tributaria.
💬 ¿Listo para el cierre anual? Comparte tus dudas o experiencias en los comentarios.
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