Documento Equivalente Electrónico: Lo que las empresas en Colombia necesitan saber

 

En el mundo empresarial colombiano, la gestión de documentos fiscales es una parte fundamental de la operación diaria. Uno de los aspectos documentos clave en este proceso es el uso de equivalentes electrónicos, una alternativa legalmente autorizada a la factura de venta tradicional. En este blog, vamos a explorar qué implica exactamente este concepto, quiénes están obligados a utilizarlos y los requisitos esenciales que deben cumplir.

¿Qué es un Documento Equivalente Electrónico?

En Colombia, existen dos categorías de entidades en términos de ventas: aquellas obligadas a emitir facturas de venta y aquellas exentas de esta obligación. Sin embargo, incluso entre los obligados, la ley permite la emisión de documentos equivalentes electrónicos en lugar de facturas tradicionales.

Estos documentos cumplen la misma función que una factura de venta, permitiendo a vendedores y compradores justificar una transacción sin la necesidad de generar una factura física. La Resolución 000042 del 05-05-2020 detalla los tipos de documentos equivalentes a la factura de venta, entre ellos se incluyen:

• El tiquete de máquinas registradoras con sistemas POS.

• La boleta de ingreso a cine.

• El tiquete de transporte de pasajeros.

• El extracto. 

• El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.

• El documento en juegos localizados.

• La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.

• El documento expedido para el cobro de peajes.

• El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.

• El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.

• La boleta de ingreso a espectáculos públicos.

• El documento equivalente electrónico.

Requisitos Comunes del Documento Equivalente Electrónico

La Resolución 000165 de 11-01-2023 establece requisitos comunes que deben cumplir los documentos equivalentes electrónicos. Aquí se detallan algunos de los aspectos más relevantes:

1. Denominación Electrónica: El documento debe estar denominado con una expresión que identifique claramente el tipo de documento, seguida de la palabra "electrónico", excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará "Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O. S."

2. Datos del Vendedor o Prestador del Servicio: Se debe incluir el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o quien presta el servicio.

3. Impuestos Aplicables: Debe discriminarse el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, y otros impuestos aplicables, con las tarifas correspondientes.

4. Numeración consecutiva: Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinado por el sujeto obligado.

5. Fecha y Hora de Expedición: Debe incluir la fecha y hora de expedición, y solo se considera expedido cuando es validado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

6. Firma Digital: Se requiere la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma de la DIAN.

7. Otros Requisitos Específicos: Cada tipo de documento equivalente debe cumplir con requisitos detallados específicos en la Resolución 000165 de 01-11-2023.

Consideraciones Especiales para el Tiquete de Máquina Registradora con Sistema POS

Que una vez implementado el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., los sujetos lo podrán expedir, generar y transmitir independientemente de la cuantía de la operación y el mismo se constituye como soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, costos y deducciones en el impuesto sobre Ia renta y complementarios, siempre y cuando el adquirente se encuentre plenamente identificado con su nombre a razón social y número de identificación, lo anterior con fundamento en el inciso 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

El documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS tiene requisitos adicionales, como la identificación del adquiriente del bien y/o servicio con nombre y razón social. En casos donde la información del adquirente no esté disponible, se permite la inclusión de la frase "consumidor final" y el número "222222222222".

Es fundamental destacar que, en el caso del tiquete de máquina registradora con sistema POS, este no puede utilizarse como soporte de costos, gastos e impuestos descontables si no se proporciona la información completa.

En conclusión, el uso de documentos equivalentes electrónicos es una práctica legal y conveniente para aquellos sujetos obligados a emitir facturas de venta en Colombia. Cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN es esencial para garantizar la validez y aceptación de estos documentos en transacciones comerciales. Con la evolución de la tecnología y las regulaciones fiscales, estar al tanto de los cambios en las resoluciones pertinentes es clave para el éxito continuo de los negocios en el país.